Datenschutz als Arbeitgeber – diese Dokumente brauchen Sie

Selbstverständlich verarbeiten Sie die personenbezogenen Daten Ihrer Beschäftigten. Sei es, weil diese E-Mail-Adressen mit ihrem Namen benötigen oder für die Lohnabrechnung. Dabei wird oft vergessen, dass Sie hier Ihren Beschäftigten gegenüber datenschutzrechtlich Verantwortlicher sind und Sie also die üblichen Informationspflichten treffen. Darüber, wie Sie die Daten Ihrer Beschäftigten verarbeiten, müssen Sie diese direkt bei Abschluss des Arbeitsvertrags informieren.

Viele Unternehmen wollen Ihre Mitarbeitenden auf Ihrer Website präsentieren, mit deren Fachkompetenz werben und diese direkt ansprechbar machen. In der Regel benötigen Sie für eine solche Darstellung allerdings die Einwilligung Ihrer Beschäftigten - am besten schriftlich. Insbesondere wenn Sie illustrative Bilder ("Office Shots") nutzen, gilt es einiges zu beachten; was beispielsweise, wenn der Mitarbeitende auf dem Foto ausscheidet und nicht mehr auf illustrativen Bildern auf der Website erscheinen möchte? Ebenso ist die Veröffentlichung von Fotos auf Social Media mit einigen Unwegsamkeiten verbunden. Rechtssichere und gut abgewogene Einwilligungserklärungen sind hier Pflicht.

In einer Richtlinie zu Datenschutz und Informationssicherheit definieren Sie Verhaltensweisen Ihrer Mitarbeitenden als arbeitsrechtliche Weisung. Solch eine Richtlinie ist ein Gewinn für Ihre Mitarbeitenden, denn dadurch werden Unsicherheiten beseitigt, welches Verhalten im Einzelfall richtig und erwartet ist. Zeitgleich sind auch sie Teil der datenschutzrechtlichen TOM und der angemessenen Geheimhaltungsmaßnahmen des Geschäftsgeheimnisgesetzes.

Dass Ihre Arbeitnehmenden für dienstliche Aufgaben das Internet und E-Mail nutzen, ist heutzutage eher die Regel als die Ausnahme. Was aber, wenn der Mitarbeitende länger erkrankt und dringend der Zugriff auf dessen E-Mail-Postfach notwendig ist, um in einem wichtigen Projekt voranzukommen? Weil das auch rechtlich stets problematisch ist, sollten Sie mit einer Richtlinie zur Nutzung von Internet und E-Mail gleich zu Beginn des Beschäftigungsverhältnisses klare Verhältnisse schaffen. Ist klar, dass das E-Mail-Postfach ausschließlich dienstlich genutzt werden darf, ist im Einzelfall ein Zugriff durch Kolleg*innen leichter zu rechtfertigen.

Die Arbeit aus dem Homeoffice sowie das mobile Arbeiten erfreut sich über alle Branchen hinweg zunehmender Beliebtheit. Zwar ist bereits die Schaffung der entsprechenden arbeitsvertraglichen Voraussetzungen für sich genommen komplex und wichtig. Doch auch die datenschutzrechtlichen Implikationen sind nicht zu unterschätzen. Mit einer Richtlinie Homeoffice stellen Sie sicher, dass Ihre Beschäftigten auch außerhalb des Betriebs angemessene Maßnahmen zum Schutz der sensiblen Firmendaten ergreifen. Die Richtlinie ist damit auch Teil der datenschutzrechtlichen TOM sowie der angemessenen Geheimhaltungsmaßnahmen im Sinne des Geschäftsgeheimnisgesetzes.